SharePointリストの発注残を定期的にメールする方法

SharePoint リストのタスクのうち、未完了の一覧だけを定期的にメール送信する方法をご紹介します。

これは例えば、

• 受注残を定期的に出荷部門にメールして出荷漏れを防ぐ
• 発注残を定期的に仕入先にメールして納品を促す
• 売掛金残高を定期的に顧客にメールして督促する
• 買掛金残高を定期的に財務部門にメールして支払漏れを防ぐ

などの業務を自動化するときに応用できます。

目次

SharePoint リストにチェック項目を追加する

• テナント名(***.onmicrosoft.com): mytenant
• 365 グループのメールアドレス: kanri

とすると、https://mytenant.sharepoint.com/sites/kanriにアクセスすると SharePoint が開きます。

ここにリストを作成していきます。

名前は「発注リスト」にします。

列を作成していきます。

納期は発注日の 5 日後にしてみました。

必要な列を追加した後、最後に「はい/いいえ」のチェック項目を追加します。この列にチェックが入っていない発注を発注残として利用します。

発注を 3 件追加してみました。

共有メールボックスを準備

自分のメールアドレスから自動送信してもよいですが、noreplyなどのシステム通知専用メールアドレスを作成しておくと、個人でなく組織としての通知に使えます。

忘れずに自分をメンバーに追加しておきましょう。

Power Automate でスケジュール済みクラウドフローを作成する

フィルタークエリに追加した OData__x5165__x8377__x6e08_ ne 1 に注意してください。 この意味は入荷済が「はい」でないものとなります。

OData__x5165__x8377__x6e08_は以下の手順で見付けます。

URL のfield=のところにある文字列にOData_を加えるとできあがります。

取得した発注残データを配列に入れていきます。

配列から HTML テーブルを作成します。

(任意)HTML テーブルにスタイルを適用します。好みで変えていただいて構いません。

<style>
  table {
    border: 1px solid #ccc;
    border-collapse: collapse;
  }
  table td,
  table th {
    border: 1px solid #ccc;
  }
</style>

先程作成した共有メールボックスよりメールを送信します。

今日の日付はformatDateTime(convertFromUtc(utcNow(), 'Tokyo Standard Time'), 'yyyy-MM-dd')で取得できます。

フローのテスト

3 件の発注のうち 1 件は入荷済にしました。よって発注残は 2 件になるはずです。

テストを実行していきます。

正常に発注残の HTML テーブルを含むメールが送信されました。以降、定期的に実行されるはずです。

まとめ

SharePoint リストを利用してタスクや受発注を管理すると、 Power Automate と組み合わせて未完了タスクや受発注残の管理が可能になることが分かりました。

顧客や仕入先を 365 のゲストユーザーに招待して SharePoint を共有すれば、簡易的な企業間取引システムができあがります。

ぜひ SharePoint から DX をはじめてみてください。弊社でも 365 の販売・導入を行っております。御気軽にお問い合わせいただければと思います。